home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 023a / bars10a.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-08-29  |  12KB  |  331 lines
  1.                            THE DATA FACTORY
  2.                          POST OFFICE BOX 456
  3.                        GLENDALE, AZ 85311-0456                                            
  4.                              602-934-4298
  5.  
  6.                        BARLABEL V1.00 (c) 1991
  7.  
  8.  
  9. Disclaimer
  10.  
  11.    There is made no warranty of any kind, express or implied, including
  12.    without limitation, any warranties of merchantability and/or fitness
  13.    for a particular purpose.  The Data Factory, its employees and the
  14.    author of BARLABEL, shall not be liable for any damages, whether
  15.    direct, indirect, special or on sequential arising from a failure of
  16.    this program to operate in the manner desired by the user.  The Data
  17.    Factory, its employees and the author shall not be liable for any
  18.    damage to data or property which may be caused directly or indirectly
  19.    by the use of this program.
  20.  
  21.    IN NO EVENT WILL THE DATA FACTORY, ITS EMPLOYEES, OR THE AUTHOR, BE
  22.    LIABLE TO YOU FOR ANY DAMAGES, INCLUDING ANY LOST PROFITS, LOST
  23.    SAVINGS OR OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF
  24.    YOUR USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM, OR FOR ANY CLAIM BY ANY
  25.    OTHER PARTY.
  26.  
  27. Warranty
  28.  
  29.    With respect to the physical diskette sent to registered owners, The
  30.    Data Factory warrants the same to be free from defects in materials
  31.    and workmanship for a period of 60 days from the date of registration.
  32.    In the event of notification within the warranty period of defects in
  33.    material or workmanship The Data Factory will replace the defective
  34.    diskette.  The remedy for breach of this warranty shall be limited to
  35.    replacement and shall not encompass any other damages, including but
  36.    not limited to loss of profit, and special, incidental, consequential,
  37.    or other similar claims.
  38.  
  39. Required Equipment
  40.  
  41.    IBM PC, XT, AT, PS/2 or 100% Compatible
  42.    CGA, MCGA, EGA, or VGA display adapter
  43.    Hard Disk (not required, but highly recommended)
  44.    MS-DOS 3.0 or above
  45.    9 or 24 pin Printer (IBM, Epson, Okidata or Compatible)
  46.  
  47. Introduction
  48.  
  49.    BARLABEL is a program on the cutting edge of the U.S. Postal Requirements
  50.  
  51.    for the '90s.  BARLABEL will use various file formats such as, dBaseIII+,
  52.  
  53.    SDF (Standard Data File) and Comma Delimited Text files.  If your file is
  54.  
  55.    compatible with these formats, BARLABEL will print your labels with either
  56.  
  57.    or both the Carrier Route and Barcoded Zipcodes.  This can save you signi-
  58.  
  59.    ficantly on mailing costs provided you meet the US Postal Services minimum
  60.  
  61.    requirements on pieces to be mailed, etc.  BARLABEL is being released as
  62.  
  63.    shareware and a registered copy can be purchased for the low price of
  64.  
  65.    $39.00.
  66.  
  67.  
  68.    The format explained in this documantation was authorized by the U. S.  
  69.  
  70.    POSTAL SERVICE as of June 17, 1991, as a means of printing BARCODES, 
  71.  
  72.    CARRIER ROUTES, and the NEW ZIP + 4 on a standard 3 1/2 x 15/16 mail-
  73.  
  74.    ing label. It is therefore, very important that you understand exactly
  75.  
  76.    how and why we arrived at this format. In the past 10 years that I have
  77.  
  78.    either created or purchased mailing lists, well over 95% have been a 3
  79.  
  80.    line label, NAME, ADDRESS, CITY, ST, AND ZIP. However this program will
  81.  
  82.    up to 2 more lines, including the line for the CARRIER ROUTE and the 
  83.  
  84.    BARCODE. (Sometimes there may not be a CARRIER ROUTE in the address.)
  85.  
  86.    
  87.    To help businesses, mailing list managers, get the most from this new
  88.  
  89.    program and help the Postal Service to do a better job of handling the
  90.  
  91.    mail with their automatic sorting machines, including their new BAR-
  92.  
  93.    CODE readers, will "update" your mailing lists on a "free of charge"
  94.  
  95.    basis, by correcting any miss-spellings, corrections of street, ave-
  96.  
  97.    nues, boulevards, parkways, places, ways, etc., checking also direct-
  98.  
  99.    ions, office numbering, apartment listings, standardize every thing
  100.  
  101.    possible, checking for city spellings, use proper st abreviations,
  102.  
  103.    adding missing zip codes, adding the NEW ZIP + 4, and adding CARRIER
  104.  
  105.    ROUTES if there is one for that particular address, and return to you.
  106.  
  107.    The Postal Service will accept 5.25 (360/1.2 mb) and 3.5 (720/1.4 mb)
  108.   
  109.    The Postal Service requires the you send 2 disks, one with you data,
  110.  
  111.    the other a formatted, but blank disk. Suggest you add your label for
  112.  
  113.    proper identity, and your return address.
  114.  
  115.    While these instructions relate to those with an MS-DOS system, the
  116.    
  117.    Postal Service will perform the same for owners of APPLE and MACINTOSH
  118.  
  119.    but I'm not qualified give further advice. Check with the Postal Ser-
  120.  
  121.    vice. Now's the time to get a MS-DOS computer.
  122.  
  123.  
  124.    While this program is just about the simplet program you have ever used
  125.  
  126.    considering what it does, we MUST stress the "file structure" as being
  127.  
  128.    one of the most important part of the program both for the operation of
  129.  
  130.    this program, and satisfying the needs of the Postal Service in making
  131.  
  132.    additions and/or changes to your mailing list. 
  133.  
  134.  
  135.    In order to process your data file at the Postal Service, it MUST be in
  136.  
  137.    a STANDARD DATA FILE (SDF) format. If you are using dBASE 3+, the comm-
  138.  
  139.    and is:USE FILENAME. THEN TYPE 'COPY FILENAME.EXT TO FILENAME.EXT SDF.
  140.  
  141.    (Keep the file structure, when you get back your updated mailing list
  142.  
  143.    from the Postal Service, you can append it back to your original file.
  144.  
  145.    To import the SDF file back into your dBASE file, the command is:USE
  146.                                                                          
  147.    FILENAME, APPEND FROM FILENAME.EXT SDF return. Without the SDF dBASE
  148.  
  149.    will tell you it is not a dBASE FILE.
  150.  
  151.  
  152.    THIS IS A SDF FILE (NOT SCALE) and is only way POSTAL SERVICE WILL
  153.  
  154.    ACCEPT. Though BARLABEL will accept data from this format, we recom-
  155.  
  156.    mand your returning to a dBASE format first, as this is not a very   
  157.  
  158.    stable format for any type of data.
  159.  
  160.    The Postal Service will also ask where each field starts and the next
  161.  
  162.    begins.
  163.    
  164.  
  165.  
  166.    !                    !                       !          !  !         !
  167.    BROOKS INS CO        10250 N 92ND ST # 12    SUN CITY   AZ 85376
  168.    GARY'S STD SERV      7894 N ADIADE PL        GLENDALE   AZ 853583412 9023
  169.    JOHN BROWN ATTY      5678 W 79TH ST          PEORIA     AZ 853581237
  170.    BRADY OPTICAL        6523 S RURAL AV         SCOTTSDALE AZ 952584561 0320
  171.    AZ BOOK STORE        15 E MADISON WAY        PHOENIX    AZ 852586723 RR56
  172.  
  173.    
  174.    Though this program was originally designed for a dBASE3+ application,
  175.   
  176.    by making BARLABEL a stand alone program, allowing comma delimited, and
  177.  
  178.    standard data files, the potential use is far greater than we ever 
  179.  
  180.    thought possible. However, our file structure MUST be adhered to or the
  181.  
  182.    program will not operate properly.
  183.  
  184.  
  185.    The field names, types and widths must be as follows:
  186.  
  187.                                                 NOTE: IT IS NOT NECESSARY
  188.    NAME          CHARACTER         WIDTH
  189.    ----------------------------------------           FILL EACH FIELD.
  190.    NAME          CHARACTER          33
  191.    ADD           CHARACTER          33
  192.    CITY          CHARACTER          33                IT IS NECESSARY TO USE
  193.    ST            CHARACTER           2               
  194.    ZIP           CHARACTER           9                FIELD NAMES.
  195.    CR            CHARACTER           4                               
  196.                                                       NO SPACES IN FIELDS
  197.  
  198.    THIS FILE STRUCTURE DOES ALLOW MAXIMUM USE FROM A 3 1/2 X 15/16 MAILING
  199.    
  200.    LABEL 
  201.  
  202.  
  203.    BARLABEL will be in a state of evolution for sometime as we learn more
  204.  
  205.    about the users requirements and enhance BARLABEL to meet these require-
  206.  
  207.    ments.  Your constructive comments and suggestions are welcome.  At least
  208.  
  209.    two free upgrades will be made available to registered users as new
  210.  
  211.    releases are developed.
  212.  
  213.  
  214.    INSTALLATION
  215.  
  216.    Installation of BARLABEL involves nothing more than copying the files
  217.  
  218.    into a directory of your choice on your hard disk.  In order to execute
  219.  
  220.    BARLABEL from anywhere on your hard disk, the directory you choose will
  221.  
  222.    have to be in your PATH statement in your AUTOEXEC.BAT file.
  223.  
  224.  
  225.    OPERATION
  226.  
  227.    BARLABEL is simple to operate, however there are certain requirements
  228.  
  229.    to efficient operation.  As an overview, you must first select the
  230.  
  231.    SETUP menu and choose your printer type and file format.  Once completed,
  232.  
  233.    you will move over to FILES where you tell BARLABEL what file to use.
  234.  
  235.    You can either type in the filename or you can select from a directory
  236.  
  237.    of files.  After the file is selected, your next step is to move over
  238.  
  239.    to PRINT where you can choose ALIGN for printing an alignment pattern
  240.  
  241.    for aligning the labels.  Once the alignment is complete, print the
  242.  
  243.    labels.  Thats all there is to it!
  244.  
  245.  
  246.    P.S.
  247.  
  248.    We thank you for selecting the BARLABEL program for producing your 
  249.  
  250.    mailing labels.
  251.  
  252.    Please feel "FREE" to copy the program and past on to your freinds,
  253.  
  254.    business associates in the "SHAREWARE CONCEPT."                   
  255.  
  256.    As far as we know, we have the 'only' barcode program directed strictly
  257.  
  258.    for use in mass mailing, bulk mailing, junk mailings geared to the 
  259.  
  260.    Postal Service's automated barcode readers, and barcode sorters.
  261.  
  262.    Should you need further information, please feel to call anytime between
  263.  
  264.    8:AM and 10:PM (AZ TIME). We are out of the office from time to time,
  265.  
  266.    but feel free to leave your name and number "after" the beep on the 
  267.  
  268.    answering machine. We will then return your call on collect call basis.
  269.  
  270.  
  271.  
  272.                                  THANK YOU
  273.  
  274.  
  275.  
  276.                                WILLIAM VINTER
  277.  
  278.                                     FOR
  279.  
  280.  
  281.                               THE DATA FACTORY
  282.  
  283.          ----------------end-of-author's-documentation---------------
  284.  
  285.                          Software Library Information:
  286.  
  287.                     This disk copy provided as a service of
  288.  
  289.                            Public (software) Library
  290.  
  291.          We are not the authors of this program, nor are we associated
  292.          with the author in any way other than as a distributor of the
  293.          program in accordance with the author's terms of distribution.
  294.  
  295.          Please direct shareware payments and specific questions about
  296.          this program to the author of the program, whose name appears
  297.          elsewhere in  this documentation. If you have trouble getting
  298.          in touch with the author,  we will do whatever we can to help
  299.          you with your questions. All programs have been tested and do
  300.          run.  To report problems,  please use the form that is in the
  301.          file PROBLEM.DOC on many of our disks or in other written for-
  302.          mat with screen printouts, if possible.  PsL cannot debug pro-
  303.          programs over the telephone, though we can answer questions.
  304.  
  305.          Disks in the PsL are updated  monthly,  so if you did not get
  306.          this disk directly from the PsL, you should be aware that the
  307.          files in this set may no longer be the current versions. Also,
  308.          if you got this disk from another vendor and are having prob-
  309.          lems,  be aware that  some files may have become corrupted or
  310.          lost by that vendor. Get a current, working disk from PsL.
  311.  
  312.          For a copy of the latest monthly software library newsletter
  313.          and a list of the 3,000+ disks in the library, call or write
  314.  
  315.                            Public (software) Library
  316.                                P.O.Box 35705 - F
  317.                             Houston, TX 77235-5705
  318.  
  319.                                  Orders only:
  320.                                 1-800-2424-PSL
  321.                               MC/Visa/AmEx/Discover
  322.  
  323.                           Outside of U.S. or in Texas
  324.                           or for general information,
  325.                               Call 1-713-524-6394
  326.  
  327.                           PsL also has an outstanding
  328.                           catalog for the Macintosh.
  329.  
  330.  
  331.